Порядок организации участия в выставках, проводимых ВЦ «Царицынская ярмарка»
Если Ваша компания планирует принять участие в выставках в Волгограде, Вам необходимо совершить следующие действия:
1. Ознакомится с планом выставок выставочного центра «Царицынская ярмарка»,
2. Выбрать необходимую выставку
3. Определиться с размером выставочной площади и количеством необходимого дополнительного оборудования
4. Связаться с директором выставки для получения актуальной схемы размещения экспонентов и выбрать место на плане экспозиции
5. Скачать или получить у директора выставки бланк заявки на участие
6. Заполнить заявку на участие в выставке, подписать у руководителя, поставить печать
7. Заполнить заявку на участие в конференции (в случае необходимости)
8. Заполнить заявку на участие в конкурсе «Золотая медаль «Царицынской ярмарки» (для производителей по желанию)
9. Отправить заявки по факсу (8442) 26-50-34 или отсканировать ее и оправить по электронному адресу директора выставки. Электронные адреса можно увидеть на странице конкретной выставки.
10. Получить от директора выставки счет и договор на участие в выставке
11. Оплатить счет, отправить подписанный договор директору выставки (не позднее, чем за 15 дней до начала выставки-ярмарки (факсом, электронной, обычной или экспресс-почтой)
12. Забронировать и оплатить гостиницу (в случае необходимости)
13. Подготовить и отправить информацию в официальный каталог выставки (не позднее чем за 15 дней до начала выставки)
14. Подготовить к отправке и отправить груз на выставку (в случае необходимости)
15. Осуществить заезд на выставку за день перед открытием выставки
16. Заехать на выставку и оформить экспозицию. Заезд экспонентов возможен с 13.00 в день, предшествующий дню открытия выставки или с 8.00 до 9.30 в день открытия выставки
17. Активно работать с посетителями все дни работы выставки
18. Ежедневно в дни работы выставки сдавать стенд под охрану. Охрана стендов осуществляется с 17.00 до 9.30 следующего дня.
19. Перед отъездом получить в дирекции выставки оригиналы бухгалтерских документов.
20. Забронировать место на выставке будущего года
Внимание! Выставочный центр «Царицынская ярмарка» не является плательщиком НДС согласно Уведомления №87 от 19.08.2003г. о возможности применения упрощенной системы налогообложения. Следовательно, счета-фактуры участникам не выдаются, НДС к сумме счета не прибавляется.
Условия участия в выставке:
Экспонент (участник выставки) имеет право демонстрировать свои выставочные образцы на стенде, заключать договоры и коммерческие сделки, осуществлять продажу товаров со стенда согласно законодательству и таможенным правилам России.
Обязательства устроителя
· Предоставить Экспоненту выставочную площадь, дополнительное оборудование и услуги в соответствии с заявкой, поданной Экспонентом не менее чем за 15 дней до начала выставки.
· Разместить информацию об Экспоненте в официальном каталоге выставки при условии ее своевременной и правильной подачи
· Предоставить информационную поддержку в СМИ.
· Обеспечить охрану выставочного стенда Экспонента в нерабочее время при условии соблюдения Экспонентом правил сдачи под охрану
· На основании письменной заявки, зарезервировать места в гостинице “Волгоград”, «Южная» или «Октябрьская» для представителей “Экспонента”.
Обязательства экспонента
· Оформить заявку на участие в выставке с указанием необходимых услуг и дополнительного оборудования (Приложение к настоящему Договору).
· Подать информацию в каталог выставки в соответствии с п. 6.3. настоящего договора.
· Гарантирует произвести оплату за участие в выставке.
· Соблюдать правила противопожарной безопасности, электробезопасности и правила техники безопасности.
Общие условия
· Экспонент допускается на выставку при полном оформлении договора на участие в выставке (подпись руководителя или уполномоченного лица и печать фирмы).
· Устроитель имеет право выполнить перепланировку выставки, а также входов, выходов и коридоров по организационным или техническим причинам, а также произвести перераспределение забронированных стендов по согласованию с экспонентом.
· Устроитель имеет право внести изменения в сроки проведения выставки, ее программу по техническим или организационным причинам.
· Экспонент имеет право внести изменения в свою заявку не позднее, чем за 10 (десять) дней до начала выставки.
· Экспонент имеет право во время работы выставки по согласованию с Устроителем размещать на своем стенде информацию третьих лиц и использовать услуги своих подрядчиков.
· В случае повреждения выставочного оборудования по вине Экспонента стоимость поврежденного оборудования взыскивается с Экспонента в бесспорном порядке.
· Окончательное закрепление стендов за Экспонентом осуществляется только после полной оплаты по счету. Экспонент не имеет права без разрешения руководства выставки частично или полностью передать, сдать в наем или поменять выделенный стенд.
Заезд и выезд экспонентов
Заезд и выезд экспонентов. Заезд экспонентов возможен с 13.00 в день, предшествующий дню открытия выставки. Экспозиции должны быть готовы накануне открытия выставки, к 22.00 часам. В день официального открытия выставки перестройка выставочных стендов не производится. Выезд Экспонента возможен в последний день выставки только после сдачи стенда Устроителю, начиная с 15.00. Основанием для пропуска экспонатов и оборудования Экспонента за территорию выставки является письменное разрешение Устроителя.
Размещение выставочных экспонатов.
Каждый Экспонент размещает выставочные экспонаты самостоятельно. При этом использование материалов, загрязняющих выставочное оборудование (скотч, клей, т.п.) нежелательно. Механические воздействия на металлические и стеновые конструкции запрещены.
Отказ от участия в выставке
Экспонент, известив Устроителя, может отказаться от участия в выставке:
- При извещении более, чем за 15 дней до начала выставки, Устроитель возвращает 90% от суммы за участие в выставке, перечисленной Экспонентом ранее;
- При извещении менее, чем за 15 дней до начала выставки, сумма оплаты не возвращается.
Порядок оплаты
Оплата производится на основании счета, выставленного Устроителем. Счет должен быть оплачен в течение 5 (пяти) банковских дней.
НДС нет согласно Уведомления №87 от 19.08.2003г. о возможности применения упрощенной системы налогообложения.
Форма оплаты: безналичная (банковское перечисление).
Оплата услуг и дополнительного оборудования, заказанных в день заезда осуществляется с 25% наценкой и производится на месте, до проведения работ. В день официального открытия перестройка стендов и предоставление дополнительного оборудования не производится.
Охрана стендов в нерабочее время с 17.00 до 9.30.
При сдаче имущества под охрану Экспонент и представитель охраны составляют Акт приема экспонатов и оборудования на ответственное хранение в двух экземплярах. Прием экспонатов и оборудования стенда под охрану осуществляется ежедневно с 17.00. В случае, если Экспонент покидает свой стенд до 17.00 или приходит на территорию выставки после 9.30, Устроитель не несет ответственности за сохранность экспонатов, размещенных на стенде. Охрана экспонатов осуществляется с момента подписания акта о передаче на ответственное хранение до 9.30 следующего дня.
Администрацией ООО “ВЦ «Царицынская ярмарка” не принимаются претензии по недостаче имущества, если:
- имущество не сдавалось под охрану (не составлен Акт или составлен с нарушением вышеуказанных требований);
- экспонентом утерян Акт приема-сдачи под охрану;
- представитель стенда прибыл в павильон после 9.30.
КОНКУРС «ЗОЛОТАЯ МЕДАЛЬ «ЦАРИЦЫНСКОЙ ЯРМАРКИ»
В конкурсе участвуют экспонаты, представленные на выставках и ярмарках выставочного центра “Царицынская Ярмарка”, проводимых в г. Волгограде.
Цель конкурса - содействие продвижению на рынок новых технологий, товаров и услуг, стимулирование разработки и выпуска новых товаров, укрепление деловых связей между промышленными предприятиями и торгующими организациями, повышение конкурентоспособности продукции.
Подробно с положением и заявочной документацией конкурса можно ознакомиться здесь
